什麼是雲通訊呢?我的上一篇文章 雲端技術在VOIP的應用☁ 就有提到,沒錯各種通訊裝置透過互聯網來傳遞訊息,他的優勢比傳統PSTN線路多了更多,不再限制接聽 / 撥打電話的空間,資費也大大降低,功能更多樣化,尤其全球各地的網路3G、4G不斷地提升,好處當然是不減反增啦!

今天就來教大家怎麼用運雲通訊在自己的辦公室吧!假設你是新創公司的老闆,想要建置一組客服電話系統,需要5支分機給客服用、4支給業務用、1支給外包的會計,業務有時又到處跑,自己有時也會出國,該怎麼辦呢?

你可以使用像《UCall+》的APP,設定總機系統招呼語,引導客戶按1、2、3、…、9,轉接到各指定的分機,另外設定客服可以使用電腦版Skype撥打和接聽,業務可以分機轉接手機或《UCall+》APP接聽撥打,方便外出都接得到電話,會計可以設定為市話、手機或APP接聽,老闆更不用說,Skype、APP接聽都免費,出國用APP撥打回國,話費照國內算法,手機每分鐘 $ 3.4元(每六秒計算) ※ 記得接聽建議用APP和Skype免費,撥打選用網路電話撥打,若無網路情況請選用節費電話撥打。

首先,你可能需要一個02開頭公司號碼,你可以上網申請一個 虛擬門號,免綁約,也不用買設備,申請30秒就可以用了。

 

然後下載 《UCall+》App ,或是登入UUUTEL官網 管理者頁面  設定。

 步驟 1. 設定轉接為雲總機

 1. 「功能列」> 「轉接設定」。

 2.   轉接來電至 選項選擇 雲總機

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 步驟2. 錄製招呼語

 1. 功能列「雲端總機」> 「招呼語設定」> 新增招呼語,輸入招呼語名稱

     總機招呼語範例:您好這裡是XXX公司,客服部請按 1,業務問題請按 2,技術部請按 3…或按 9由總機為您服務。

     客服部招呼語:繳款問題請按1,退款問題請按2…(以此類推)。

 2. 接聽系統電話,按鍵盤 KEYBOARD

     8 開始錄音               1  確認
     # 結束錄音  ,接著  2  重聽
                                      3  重錄

3. 錄製好的招呼語可設為 總機 / 個人 招呼語 

    總機招呼語  - 總機入口招呼語
    個人招呼語  - 特別情況的招呼語
          Ex.下班招呼語、颱風天招呼語

按新增招呼語

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輸入招呼語名稱

Screenshot_2014-08-29-18-10-16

請接聽 招呼語錄製電話

Screenshot_2014-08-29-17-16-03

 8 開始錄音   # 結束錄音

Screenshot_2014-08-29-17-16-19 - 複製

1  確認   2  重聽   3  重錄

Screenshot_2014-08-29-17-16-19

錄製完成,可設為總機 / 個人 招呼語 

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錄製好招呼語 可設為 總機 / 個人招呼語 

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 步驟3.自動語音設定

登入UUUTEL官網 管理者頁面  本服務最多可提供兩層的導覽服務,設定時請依照以下原則:

(1) 請規劃好所需層數與架構後,先將所有問候語進行錄音動作。
(2) 本服務最多支援兩層的語音導覽服務。
(3) 請添加一層後設定完成,並且點選 更新 後,再添加新的按鍵層。
(4) 設定第一層按鍵時,無需設定「上層按鍵」。
(5) 請先設定完第一層按鍵後,再進行第二層按鍵的設定。
(6) 設定 第二層按鍵 時,上層按鍵請設定來源按鍵層的按鈕。
(7) 當按鍵動作為「轉接至指定號」時,往下一層的招呼語無效。(系統自動抓第一個招呼語為預設)
(8) 設定完成後,記得用綁定的 Skype 帳號進行測試。

雲總機

自動語音設定

 步驟4.分機設定

1. 輸入成員個人專屬分機號碼。

2. 轉接指定號Skype/SIP帳號/電話號碼三選二可共振同時響鈴

※ SIP帳號為綁定APP用,請勿更改SIP帳號,以免無法撥出和接聽。

如此101~105分機 設為客服用的Skype帳號,106~109分機 設SIP帳號和手機號碼為業務用,110分機 設SIP電話和市話號碼給會計接聽用。

分機設定

 步驟5.測試撥打 -加入Skype撥號小幫手

下載skype軟體並安裝後,搜尋姓名”撥號小幫手, 並按 新增為聯絡人

Skype當分機撥打教學,請於發送訊息欄位輸入

撥打國內電話:
直撥市話或手機號碼

撥打國際電話

市話:+國碼+區碼 (去0)+電話號碼
撥打中國範例: +86 571 88157858

手機:國碼+手機號碼(去0)
撥打中國範例: 86 15960229445

撥打分機:ext 空白鍵 分機號
撥打範例:ext 100

轉接分機:##分機
轉接範例:##101
※ 要快速按兩下「##」聽到英語提示聲,再按分機號。以免系統誤認為「#」指令。

聽取語音留言:vmail
語音信箱密碼 : 1234 ( 進入選單後,按5修改密碼 )

註一 : 相關語音留言也會同步寄至所屬分機的mail,可直接聽取錄音檔 ( 為MP3格式 )。

分機-表

語音信箱錄製方式選單

進入語音信箱選項 " 0 " 後→

語音信箱錄音

那還有沒有其他的通訊軟體可以用呢?請看下一頁 辦公室雲通訊教學 -X Lite

看更多:http://www.uuutel.com/

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